Chefsekretär/ Chefsekretärin des Klinikdirektors (m/w/d) Abteilung für Plastische- und Handchirurgie

Chefsekretär/ Chefsekretärin des Klinikdirektors (m/w/d) Abteilung für Plastische-und Handchirurgie

im UniversitätsCentrum für Orthopädie, Unfall- und Plastische Chirurgie

Das Universitätsklinikum Carl Gustav Carus Dresden verbindet Krankenversorgung auf höchstem Niveau mit exzellenter Forschung und universitärer Lehre. Innerhalb des Orthopädisch-Unfallchirurgischen, Plastisch-Chirurgischen Centrums (OUPC) nimmt die Abteilung für Plastische und Handchirurgie eine zentrale Rolle in der Versorgung komplexer rekonstruktiver und handchirurgischer Erkrankungen ein.

Sie arbeiten unmittelbar an der Schnittstelle von klinischer Versorgung, Wissenschaft, universitärer Selbstverwaltung und internationaler Zusammenarbeit und übernehmen eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle innerhalb der Direktion.

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Voll-oder Teilzeitbeschäftigung mit mindestens 35 Wochenstunden unbefristet zu besetzen. Die Vergütung erfolgt nach den Eingruppierungsvorschriften des jeweiligen Haustarifvertrages und ist bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe U7 möglich.  

Ihre Aufgaben:

• Direktorats- und Office-Management
  • Selbstständige Organisation, Steuerung und Koordination des Direktionssekretariats
  • Strategisches Termin- und Kalendermanagement des Direktors unter Berücksichtigung klinischer, wissenschaftlicher, universitärer und repräsentativer Verpflichtungen
  • Priorisierung und Koordination interner und externer Anfragen
  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Leitungsterminen und Entscheidungsprozessen
  • Erstellung, Aufbereitung und Nachverfolgung von Unterlagen, Präsentationen und Korrespondenz
  • Sicherstellung eines professionellen Informations- und Dokumentenmanagements

• Fakultäts-, Gremien- und Wissenschaftsmanagement
  • Vorbereitung und organisatorische Begleitung universitärer Kommissions- und Gremienarbeit
  • Unterstützung wissenschaftlicher, akademischer und lehrbezogener Aktivitäten
  • Koordination fakultärer Abstimmungsprozesse und universitärer Korrespondenz

• Medizinisch-organisatorische Aufgaben
  • Organisation und Koordination des OP-Programms
  • Management der Privatsprechstunden
  • Gutachtenmanagement einschließlich Fristensteuerung und Dokumentation
  • Erstellung und Bearbeitung medizinischer Dokumentation (u. a. Arztbriefe, Gutachten, OP-Berichte, Befunde und Korrespondenz)
  • Unterstützung bei administrativen Prozessen im Zusammenhang mit ambulanten und stationären Leistungen

• Reise-, Veranstaltungs- und Kommunikationsmanagement
  • Vollständige Organisation nationaler und internationaler Dienstreisen
  • Betreuung wissenschaftlicher Veranstaltungen, Kongresse und Gastbesuche
  • Kommunikation mit nationalen und internationalen Partnern in deutscher und englischer Sprache
  • Unterstützung repräsentativer Aufgaben der Klinikdirektion

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene, fremdsprachliche oder vergleichbare Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz-, Direktions- oder Leitungsfunktionen, vorzugsweise im Gesundheitswesen, universitären Umfeld oder Wissenschaftsmanagement
• Zwingend erforderlich: abgeschlossene Zusatzausbildung als Managementassistenz oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1)
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365
• Hohe Organisations- und Priorisierungskompetenz
• Sicheres Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
• Höchste Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und professioneller Umgang mit sensiblen Informationen
• Strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise

Unser Angebot:

• Eine verantwortungsvolle Position mit engem Kontakt zur Klinikdirektion
• Ein anspruchsvolles und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld an einem universitären Spitzenzentrum
• Zusammenarbeit in einem interdisziplinären und internationalen Umfeld
• Vergütung: nach Haustarifvertrag in der Entgeltgruppe U7 zzgl. Jahressonderzahlung, bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen
• Urlaub: 30 Tage Erholungsurlaub 
• Weiterbildung: Umfangreiche interne und externe Fort- und Weiterbildungsangebote, um Ihre Kompetenzen kontinuierlich zu stärken
• Unternehmenskultur: Wir setzen auf Transparenz, Teamgeist und gemeinsame Erfolge. Feiern Sie mit uns bei gemeinsamen Veranstaltungen oder bei sportlichen Events wie der Rewe Teamchallenge
• Mobilität: Jobrad und Zuschuss zum Jobticket, um Ihren Arbeitsweg umweltfreundlich und bequem zu gestalten
• Gesundheit: Wir fördern Ihr Wohlbefinden mit modernen Sport- und Bewegungsangeboten in unserem Gesundheitszentrum, Programmen zur mentalen Gesundheit und einem umfassenden betrieblichen Gesundheitsmanagement
• Einkaufsvorteile: Profitieren Sie von Mitarbeiterrabatten in unserer Klinikapotheke, exklusiven Corporate Benefits und weiteren Shoppingportalen
• Work-Life-Balance: Unser Familienbüro unterstützt Sie bei Fragen rund um Kita-Plätze, Ferienprogramme und Pflege von Angehörigen. Zudem bieten wir flexible Arbeitsmodelle.

Ihre Ansprechpartnerin im

Geschäftsbereich Personal für Rückfragen

Elena Koch

Tel.: 0351-458 2594